Организация и проведение мероприятий

Организация PR -акций:

 -  проведение презентаций 

 -  проведение корпоративных праздников;

 -  проведение корпоративных семинаров и конференций;

 -  организация участия компании в выставках;

 -  проведение презентаций фирмы и её продуктов.

Подготовительные мероприятия

1. Разработка общей концепции и сценария мероприятия.

Идейная разработка и подготовка коммуникационного сопровождения, способствующего получению необходимой информации и отзывов о презентуемом товаре и установлению необходимых общественных и деловых связей, включает в себя:

 -  разработку макета рекламно - информационного листа с программой Презентации (определяются виды и формы обращения, их последовательность и соответствие главной цели мероприятия);

 -  поиск и подготовка   необходимой информации для эффективного проведения Презентации;

 -  разработка вопросов для оперативного интервью, которое будет проводиться   во время неофициальной части встречи.

Агентство обеспечивает консультационное взаимодействие с руководством компании весь период подготовки и проведения Презентации:

 -  проведение анализа ситуации;

 -  информирование о настроении и заинтересованности Участников;

 -  разработка   регламентов выступления;

 -  подготовка ключевых моментов для   публичного выступления руководства презентуемой компании и т.д.

2. Техническое и административное обеспечение мероприятия.

Составления списка приглашенных (выборка Участников из базы данных Клуба):

 -  владельцы   СМИ;

 -  владельцы и директора крупных производственных компаний;

 -  руководители банковских структур;

 -  владельцы и директора крупных коммерческих фирм;

 -  топ-менеджеры коммерческих фирм и предприятий;

 -  VIP – клиенты.     

Рассылка программы Рекламной Акции по факсу или e - mail ,согласно выборке, с подтверждением получения информации и именем сотрудника, принявшего документ. 

Персональное приглашение.

После рассылки первого приглашения,   делается телефонный звонок каждому получателю, для подтверждения его участия в мероприятии. В процессе устного приглашения участников фиксируются комментарии приглашенных   для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего консультирования выступающих.

Получение подтверждения на участие.

Телефонный звонок участникам   накануне презентации является напоминанием - «Не изменились ли планы приглашенного относительно участия в мероприятии?».

Пригласительные билеты:

 -  изготовление макета;

 -  печать.

Доставка пригласительных билетов.

По результатам регистрации участников мероприятия проводится курьерская рассылка персонального приглашения.

Изготовление именных бэйджей:

 -  для Участников – приглашенных;

 -  для персонала.

Проведение Презентаций

Контроль работы персонала ( необходимо координировать работу служб, поддерживающих проведение мероприятия - обслуживающий персонал,   фуршетная служба, технический персонал, и т.п.).

Составление списков для регистрации.

Регистрация Участников.

Во время регистрации представители   Агентства   должны зафиксировать в списках посещаемость Участников, предоставить   информационный пакет (рекламные материалы).                     

Ведение презентации:

 -  вступительное слово (краткий анализ ситуации на рынке);

 -  персональное представление и знакомство с Участниками;

 -  контроль содержания и регламента презентации.

Цифровая фотосъемка (контроль   исполнения);

Оперативное интервью (опрос мнения Участников о презентуемой фирме, товаре, услуге   во время неформальной части встречи).

Завершающие мероприятия

 -  написание, согласование и размещение   имиджевой статьи в СМИ;

 -  контроль выхода публикаций в СМИ;

 -  предоставление оригиналов публикаций в СМИ;

 -  предоставление фотоотчета (в электронном виде);

 -  отчет в форме устных выводов и рекомендаций, основанных на полученной от участников информации, предложения по дальнейшей работе.